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RPAとシステムの違い

この記事では、RPAとシステムの違いを、「用語の違い(関係)」と「違い(特徴)を踏まえた選び方」の両方の視点から解説します。

RPAとシステムの違いを知りたい人の2つのパターン

「RPAとシステムの違いを知りたい」という人には2つのパターンがあります。

1つは、「用語としてのRPAとシステムの関係を知りたい」というパターン。もう1つは、「ある目的を達成する為に、RPAとシステムのどちらが適切か」という事を判断する為、「RPAとシステムの特徴について知りたい」というパターン。

この記事では、その両方について解説を行いますが、この記事をお読みの方は、自分がどちらのパターンに該当するのかを意識した上で、読み進めるようにして下さい(両方のパターンに該当する場合もある事でしょう)。

RPAとシステムの用語の違い(関係)

最初に、「用語としてのRPAとシステムの違い(関係)」について解説します。

「RPA」と「システム」という2つの用語には、共に、指し示す意味が曖昧な部分があります。この為、用語が使われる場面によって、多少、用語の意味合いが変わります。

まず、「システム」という用語が「コンピューターを使った仕組み」といった意味で使われる場合、RPAを活用して作られた仕組みも、その定義に含まれます。この為、「RPAはシステムの一部(一種)である」という事になります。

その一方、RPAの「パソコン端末でのユーザー作業を自動化する」や「従来は自動化する事が難しかった業務を自動化できる」といった特徴に注目し、既存のシステムと対比させた表現の為に用語が使われる事もあります。この場合、RPAとシステムという用語は、「両者が違うものである」という前提での表現となります。

どちらの意味で用語が使われているのかは、文書や会話の前後関係などで判断するしかありません。

導入検討にあたってのRPAとシステムの5つの違い(特徴)

次に、「導入検討にあたっての、RPAとシステムの違い(特徴)」について解説します。

同じ目的(対象業務の自動化)を達成する為の手段として、「RPA」と「従来型のシステム」から選ぶ事になる場合があります。この場合、次のような違い(特徴)を理解した上で、選択すると良いでしょう。

パソコン業務を自動化できる度合い

まず、RPAが従来のシステムと最も異なるのは、この「パソコン作業を自動化できる度合い」についてです。

RPAでは、従来のシステムでは自動化が難しかった、「ユーザーがパソコンを使い、画面を見ながら作業している作業」を、そのまま自動化する事が出来ます。

従来のシステムでも、パソコンを使った業務の多くを自動化する事自体は可能でした。しかし、その為には、業務の進め方を大幅に変える必要がありました。パソコンの画面上で行う作業そのものを自動化する事は難しかったのです。

しかし、RPAでは、「これまで人が行ってきたパソコンの画面上での操作を、そのまま自動化する」という事が可能です。

業務変更への対応力

「業務変更への対応力」は、RPAの優れた特徴と言えます。

従来のシステムにおいては、その前提となる業務の細かい部分が少し変わっただけで、大幅なシステム修正が必要となる事が良くありました。

しかし、RPAの場合には、そのような対応作業を大幅に簡略化できるケースが多いのです。

理由については、開発作業に関する詳しい説明が必要となるので省きますが、結論として、「RPAは、業務変更に対応させる事が容易である」と理解して頂きたいと思います。

※理由について知りたい方は、当社までお問い合わせ下さい。

業務の処理速度の改善度合い

その一方、「業務の処理速度の改善度合い」については、既存のシステムを導入した方が大きな改善効果が得られるケースが多いと言えます。

そもそも、目的が違うので比較するのがおかしいのですが、RPAは「人がパソコンで行っていた作業を自動化する為の技術」です。ですから、「人が行っていた場合と同じくらいの処理時間がかかる」という事が基本となります。これは、工場の生産ラインの「人が行っている作業を単純にロボットに代替させても、大幅なスピードアップは期待できない」のと同じです。

勿論、実際には、人よりも機械の方が処理速度が速い事も多く、一定のスピードアップ効果は期待できます。しかし、「高速化が目的」と考えてRPAを導入する事はお勧めできません。もし、大幅なスピードアップを目指すのであれば、従来型のシステムを導入する時と同様に、業務の進め方自体を見直す必要があります。

なお、RPAによる自動化後は、人がいない時間帯にも作業を続ける事が可能になります。この為、処理速度がRPAの導入現場で問題となる事は、あまりありません。

業務変革の為のツールとしての貢献度

少し難しい話になりますが、システムは「業務変革の為の道具(ツール)」として導入される事があります。

例えば、これまでは口頭だけで進んでいた業務にシステムを導入する事で、データをシステムに蓄積させたり、一定のチェックを自動でかけたりするような仕組みを導入し、業務変革に繋げる訳です。

しかし、RPAは「これまで人が行ってきた業務の手順」を前提として導入されます。この為、RPAを単純に導入するだけでは、そのような効果を期待する事が出来ません。

※業務の見直し作業とセットで行う事によって、RPAでも上記のような効果を導く事が可能な場合はあります。

導入コストの差

最後は、「導入コスト」についてです。

結論から言えば、「RPAの方が圧倒的に低コストで導入する事ができるケースが多い」という事にはなります。

ただし、そのような結論になるのは、「従来のシステムで対応する事が難しかった業務を自動化する為のコスト(費用)」を、「従来のシステム」と「RPA」で比較した場合です。

RPAでも、導入の仕方によっては、導入コストは高額になります。特に、RPAの特徴が活かせないような導入を行うと、低コストでの導入は難しくなります。コストを重視するのであれば、この点については注意して下さい。

※この点については、別途、解説記事をご用意しています。

RPAとシステムの違いを踏まえた選び方

最後に、「RPAと従来型のシステムの間で、どちらを採用するか悩んでいる」という場合の「選び方」についても解説しておきましょう。

「RPAの登場によって、自動化が可能となった」「予算上、RPAならば導入が可能」といった場合には、特に悩む事もなく、RPAが選択される事になるでしょう。

しかし、それ以外のケースにおいては、「RPAと従来型のシステムの、どちらかが適切か」という比較を行う事になるでしょう。その場合、基本的には、前述の「RPAとシステムの違い」を踏まえて比較して頂ければ、結論は出るはずです。

しかし、一点、注意して頂きたい点があります。

それは、「自動化を成し遂げる目的を深い部分まで理解した上で、結論を出すようにするべき」という事です。

単純な比較をすると、表面的な「コスト」や「処理速度」などで結論を出してしまいがちです。しかし、多くのケースでは、そのような判断では、本当に会社が求めている答えを出す事は出来ません。

「業務変更が予想されるのかどうか」や「業務変革に繋げる事を考えるべきなのか」といった点も踏まえ、その上で、「RPAと従来型のシステムのどちらが適切なのか」という事を、RPAとシステムの違いを踏まえて判断すべきなのです。

なお、両者の違いを踏まえた分析を正しく行う為には、従来型のシステムとRPAの両者の導入経験がないと難しい部分もあるでしょう。迷われた場合には、経験が豊富な専門企業に検討を依頼される事をお勧めします。

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