RPAによる紙が関係する業務の自動化の事例

RPAによって自動化された紙が関係する業務の事例

RPAを導入する前の紙が関係する業務

ある会社には、「商売に必要な情報がFAXで届く」という仕組みがあり、届いたFAX（紙）は社員によってファイリング（整理）されていました。

外出中の営業が、それらの情報を必要とした場合には、「事務所に残っている社員に連絡をして、情報を探して貰う」という事が行われていました。この為、「常に事務所に社員が残っている状態を維持しないといけない」という問題が発生していました。

また、この会社では管理業務を社員で分担して行っており、月初には社員総出で請求書の発送業務をこなしていました。この為、その時期は「営業の為に十分な時間が割けない」という問題も発生していました。

この会社の社長は「社員を営業に集中させたい」と望んでいましたが、これらの事情は、その障害となっていました。しかし、業界の慣行を変える事は難しく、これらの業務を廃止する事は出来ずにいました。

RPAによる自動化（導入後）

これらの紙が関係する問題を解決したのが、RPAによる自動化です。

まず、「FAXで届く情報の処理」については、「外部から届くFAXを電子化する仕組み」と「OCR」、そして、「RPA」を組み合わせる事によって、届いたFAXが自動的にデータ化されるようになりました。

データはシステムに自動的に登録され、外出先からでも参照できるようになりました。この変化により、事務所に社員が不在となっても問題がなくなり、必要な情報を探す為の時間も短くなりました。

更に、届いた情報は自動的に分析され、その情報を活かせる可能性の高い営業に通知される仕組みまで構築されました。これにより、この会社の営業効率は格段にアップしました。

また、この会社では、「自社から発送される紙に関する業務の自動化」にも取り組む事にしました。ボタン1つで、請求書が取引先に発送される仕組みを構築したのです。この自動化により、営業効率は更に上がりました。

紙が関係する業務へのRPA導入について

自動化の背景にある紙が関係する業務

多くの会社にとって、請求書などが紙で郵送される事は一般的です。また、業務に必要な情報がFAXで届けられる業界も未だあります。

そして、そのような「紙」の存在は、昔から業務自動化の障害となってきました。

しかし、近年、紙とデジタルの橋渡しをする技術は発達しました。そして、そのような技術を低価格で利用できるサービスも増えてきました。

この為、そのようなサービスとRPAを組み合わせる事で、紙が関係する業務の多くを自動化する事が出来るようになったのです。

紙が関係する業務の自動化の為にRPAが持つ機能

RPAは「紙」を処理する為の専用の仕組みではありません。しかし、外部の機器やソフトウェアを活用した自動化を実現させる上で、RPAは重要な役割を果たします。RPAは、様々な機能を繋ぐハブの役割を果たすのです。

RPAを活用する事で、紙が関係する業務の以下のような自動化が可能となります。

• FAXや郵便で取引先から届いた情報を、システムに自動的に登録する。
• 紙の書類（請求書や見積書など）を、取引先に自動的に送付する（FAXや封書などの郵便にて）。

なお、このような自動化を実現させる為には、次のような仕組みをRPAと連携させる必要があります。

• 紙の内容をデータ化する仕組み
• データをFAXとして外部に送信する仕組み
• データを郵便で送る仕組み（封筒への封入作業などの仕組みとの連携が必要な場合もあります）

そして、これらの仕組みと連携する為に、RPAには、次のような機能があります。

• 外部サービスにデータを送信する
• 外部からデータが届いた場合に、自動的に処理を開始する

なお、RPAの為のソフトウェア自身に、書面データに含まれる文字データを取り出す機能が内蔵されている場合もあります。このような機能は、OCR（Optical Character Recognition）と呼ばれ、RPAによる紙が関係する業務の自動化を助けます。

RPAによる紙が関係する業務の自動化の注意点

紙が関係する業務の自動化が進むと、「会社全体の業務の効率化が一気に進む」ということが珍しくありません。これは、紙が関係する業務が、「社内の業務全体を効率化する上でのボトルネック」になっているケースが少なくない為です。

しかし、「紙」と「システム」の相性は悪く、紙が関係する業務を自動化する事は決して容易ではありません。

特に、紙が関係する業務の自動化を実現させる為には、「外部の機器やサービスの利用が前提となる」という事には注意をするようにして下さい。

外部の機器やサービスを利用した自動化を実現させる為には、「社内の仕組み」と「外部の機器やサービス」をうまく連携させる必要があります。そして、「外部とのやり取りに関する仕組み（インターフェイス）」を構築する難易度は高いのです。

当社でも、紙が関係した業務の自動化に取り組む場合には、RPAだけではなく、そのような外部連携の経験がある者を検討に参加させ、難易度の高いポイントに対応できるようにしています。

紙が関係する業務の自動化に取り組まれる際には、これらの点に十分に留意するようにして下さい。

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