RPAの導入事例

RPAによるメール受信業務の自動化

RPAによって自動化されたメール受信業務の事例

RPAを導入する前のメール受信業務

ある会社には、ウェブサイト(ECサイト)で注文が入ると、「メールで受注内容が届く」という仕組みがありました。そして、この会社には、「一日分の受注内容を集計し、商品種別毎に異なる仕入れ先に発注のメールを送る」という業務がありました。

以前から、「受注内容をシステム上で自動的に集計したい」という要望は社内から出ていました。しかし、この会社では外部のECサイトを複数利用しており、そのような仕組みを構築する為には、高額な費用が必要になる事が解っていました。

その為、そのような仕組みが構築される事はなく、「いくつかの形式で届く受注メールを手作業で集計し、発注メールを送る」という業務が続けられてきました。しかし、届くメールを集計する作業にはミスがつきものであり、また、大変な労力がかかっていました。

メール受信業務の自動化(導入後)

この状況を解決したのがRPAによる自動化です。RPAによって、締め時間までに届いたメールは自動的に集計され、更に、発注メールも自動的に送信されるようになりました。

この仕組みが完成した事により、毎日の集計やメール作成に携わっていた社員は、最終チェックさえ行えば良くなりました。そいて、浮いた時間を使って、「販促の企画」などが出来るようになりました。

更に、受注メールはリアルタイムに集計されるようになりました。この変化により、「当日のトレンドを踏まえて、ウェブサイトをこまめに修正する」や「売上が伸びていない原因を迅速に把握して対応する」といった対応が可能になりました。

この会社は、自動化により、これまでとは違う次元の販促が出来ようになったのです。

メール受信業務へのRPA導入について

自動化の背景にあるメール受信業務

チャットツールなどの様々なコミュニケーションツールが普及しても、メールの重要性は未だ変わりません。

多くの企業で「ウェブサイトで登録されたデータ(受注など)がメールで届く仕組み」は使われていますし、「業務に必要な情報がメールで定期的に届く」という会社も多いのです。

そして、このような「メールで届く情報の処理」を、多くの会社は効率化出来ずに来ました。「メールで届く情報を自動で処理する仕組み」を構築する難易度は高いと考えられてきた為です。

しかし、RPAによって、「受信したメールの内容を踏まえて行う業務の自動化」を高度に行う事が可能になりました。

メール受信業務の自動化の為にRPAが持つ機能

RPAでは、メール受信に関する業務の自動化の為に、以下のような機能があります。

  • 新着メールを定期的にチェックする。
  • 受信したメールの中身をデータとして認識する。

また、受信メールの内容を他の形式で保存したり、他のシステムに自動的に入力したりする機能もあります。

これらの機能を組み合わせる事で、以下のような業務の自動化が可能です。

  • メールで届いたデータを、自動でエクセルの表として保存する。
  • メールで届いたデータを、他のシステムに入力(登録)する。

更に高度な自動化としては、RPAが持つエクセルの集計機能などと組み合わせる事で、以下のような事も実現可能です。

  • 一定期間の間にメールで届いたデータを集計し、結果を専用のシステムに登録する。
  • メールで届いたデータを分析し、異常な状態が検知された場合にメールを送信する。

RPAによる受信メール業務の自動化の注意点

処理しなければならない情報が次々とメールで押し寄せる会社にとって、受信メールに関する処理が自動化できるメリットは計り知れません。

しかし、実際に業務の自動化に取り組んだ会社からは、「思ったほどのメリットが出なかった」といった声も聞かれます。

そのような失敗事例を分析すると、「自動化された後の業務が十分に検討されていなかった為に、業務量が減っていない」といった現象が発生している事が多いようです。

自動化が進んでも、個別の対応が必要なメールが無くなる訳ではありません。そのような点に十分に配慮した「業務の見直し」をセットで行わない限り、業務の効率化は進まないのです。酷い事例だと、自動化によって業務量が増えているケースすらあります。

当センターでRPA導入を支援させて頂く場合には、このようなポイントに対応する為、「RPA導入によって、実際に経営改善が実現できるのかどうか」を業務改善に詳しい専門家がチェックし、問題がある場合には事前に修正を行っています。

また、「自動化によって生まれた時間を、どのように活用するのか(新しい価値創造の為に使うのか)」を考えながら導入を進める事も、自社の競争力を向上させる為には大切です。この為、当センターが行う支援では、そのような点についてもアドバイスを行っています。

このようなポイントにさえ気をつければ、受信メールに関する業務へのRPA導入は大きな成果を経営にもたらします。省力化は勿論ですが、自動化によるデータ分析の水準向上により、従来とは異なる次元の販促などが可能となるのです。

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